Persondata

Privatlivspolitik for idrætsforeninger

Dato for seneste ændring  2-5 2018 

DcH Guldborgsund  dataansvar. 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person- oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

DcH Guldborgsund er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktperson: Mahmoud Olling, Listrupvej 35, 4800 Nykøbing F 

                               Jette Jørgensen, Grønningen 13, Maribo 

CVR: 34794448

Telefonnr.: 20861186

Mail: mahayach@hotmail.com

Website: dchnf.dk 

Behandling af personoplysninger

1) Medlemsoplysninger:

– Almindelige personoplysninger:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse 

2) Oplysninger om ledere og trænere:

Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mail- adresse, person nr. 

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in-

teresseafvejningsreglen)

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

Behandling efter lovkrav

Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder

planlægning, gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Levering af varer og ydelser du har bestilt

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

Opfyldelse af lovkrav

Udbetaling af godtgørelser, refusioner 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser.

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller

situation i foreningen

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DcH Danmark og 

DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin-

delse med idrætsaktivitet

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op-

lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage

information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop-

lysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles

oplysninger om forældrene

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde

er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idræts- organisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet. 

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af foreningen

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. 

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab. Januar 2018.

Bilaget er udfyldt og godkendt af DcH Bestyrelse.